式典・音楽の予算要求に使う参考見積の取り方｜自治体の担当者向け

この記事は、市区町村・県・学校法人・公営施設の担当者で、来年度の記念式典・地域のイベント・文化事業の音楽や演出の費用を予算に入れる方に向けて書いています。

1. 参考見積は、いつ、何のために取るのか

来年度の予算要求の時期は自治体によって違いますが、秋から冬にかけて資料をまとめる例が多くあります。この時期に参考見積を取っておくと、要求額の根拠を説明しやすくなります。参考見積は契約の相手を決めるものではなく、「いくらくらいかかるか」を知るためのものです。この点は、依頼のときに先方へ伝えておきます。

2. 依頼の前に決める4つ

• 何を：式典の中の演奏か、全員で歌う時間か、記念の曲の制作か。
• 何人に：来場者の人数。着席か立ち見か。
• いつ：来年度のどの時期か。日にちが未定なら月で書く。
• どこで：会場の種類（ホール・体育館・屋外）。音響設備の有無が分かれば書く。

未定のものは「未定」と書いて構いません。ただし、幅が大きいほど見積の幅も広がります。

3. 見積に書いてもらう7項目

1. 出演者・演奏者の費用（人数と時間）
2. 準備・リハーサルの費用
3. 音響・機材の費用（会場にあるものは除く）
4. 移動・宿泊の費用（実費かどうか）
5. 権利の手続きの費用（曲の使用などの手続き）
6. 報告書・記録の費用（写真・音源・報告書）
7. 予備費（天候や進行の変更に備える分）

7項目に分けてあると、予算要求の資料で「どの費用が、なぜ必要か」を説明しやすくなります。「一式」とだけ書かれた見積は、項目を分けて出し直してもらいます。見積書を受け取ってからの確かめ方は、生演奏の見積書の見方にまとめています。

4. 2〜3社に同じ条件で頼む

同じ4つの条件を、同じ文面で2〜3社に送ります。比べやすくなり、説明の根拠にもなります。条件を変えて頼むと、見積の差が「条件の差」なのか「会社の差」なのか分からなくなります。

5. 契約の方法は自治体の規則で決まる（確認先の書き方）

参考見積を取ったあと、実際に誰と契約するかは自治体の規則で決まります。随意契約になるのか、入札や企画提案になるのかは、金額や内容によって変わることがあります。ここではどれが正しいかは書かず、確認先と確認の一文の型だけを書きます。

• 確認先：契約担当の課、または財務の課
• 確認の一文の型：「来年度の○○事業で、音楽の演出を○○万円台で予定しています。契約の方法は、どの規則に当てはまりますか。」

入札や企画提案になる場合は、参考見積を取った会社がそのまま契約の相手になるとは限りません。この点も依頼のときに伝えておくと、後でお互いに困りません。

6. 参考見積の依頼に使える文面の型

7. 音楽ファーストにできること

音楽ファーストでは、自治体の記念式典・地域のイベントの参考見積のご相談をお受けしています。4つの条件を伺い、7項目に分けた参考見積をご用意します。お受けできるかは、日程と内容によります。契約の方法は、自治体の規則に従います。料金の目安は、小規模15万円〜・中規模50万円〜・大規模100万円〜（税別）です。

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よくある質問

参考見積を取ると、その会社と契約しなければなりませんか。

いいえ。参考見積は、費用の目安を知るためのものです。契約の方法は自治体の規則で決まるので、担当の課でお問い合わせいただけます。

参考見積は、何社に頼むとよいですか。

2〜3社に、同じ条件で頼むと比べやすくなります。条件を変えて頼むと、見積の差が何の差か分からなくなります。

「一式」と書かれた見積が届いたら、どうしますか。

出演者、準備・リハーサル、音響、移動・宿泊、権利の手続き、報告書、予備費の7項目に分けて、出し直してもらってください。

予算要求の時期は、いつですか。

自治体によって違います。秋から冬にかけて資料をまとめる例が多くありますが、ご自身の自治体の財務の課でお問い合わせいただけます。

参考見積の相談は、いつからできますか。

いつでも、問い合わせフォームから第一報をください。4つの条件を伺い、参考見積をご用意します。お受けできるかは、日程と内容によります。

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