出演者の手配はいつもの取引先に任せて、歌の指導や曲づくりだけを加える形もあります。役割の分け方と、情報のそろえ方をまとめました。

出演者は取引のある会社や事務所に任せて、歌の指導だけ、曲づくりだけを音楽ファーストに頼む形も相談できます。他社が手配した出演者と組む形（歌唱指導のみ・曲づくりのみ）は、音楽ファーストの選び方のページにも書かれている進め方です。うまく組み合わせるコツは、役割の線引きを最初に一枚の表にして、関わる全員で共有することです。

こんな会に向いている組み合わせ

分けて頼む形が活きるのは、依頼先それぞれの得意な分野を活かしたいときや、これまでの取引先を大切にしたいときです。たとえば、次のような場面があります。

  • キャスティング会社が決めた司会や歌手が出る会で、参加者が歌う一曲だけを仕上げたい
  • 演奏家の派遣会社が手配した弦楽やピアノの出演に、会のためのオリジナル曲を加えたい
  • 所属事務所のアーティストが出る式典で、社員の合唱を指導したい

どの場合も、音楽の中身の一部を専門の依頼先に頼むことで、会全体の完成度が上がります。出演者の手配だけを任せる先としては、キャスティング会社、演奏家の派遣会社、所属事務所、本人への直接の依頼があります。曲づくり、歌の指導、当日の進行を一つの窓口でまとめたいときは、音楽ファーストが向いています。

役割分担を一枚の表にする

分けて頼むときに、いちばん大切なのは「誰が何を持つか」の表です。会に関わる人が増えるほど、役割のすき間ができやすくなります。次の表を参考に、空欄を埋めてください。

項目 出演者側の依頼先 音楽ファースト 主催者
出演者の手配・出演の条件 担当 確認
曲づくり（オリジナル曲） 担当（曲づくりのみの場合） 希望を伝える
歌の指導（参加者・社員） 担当（歌唱指導のみの場合） 参加者を集める
当日の音楽の進行 担当者を決める 担当者を決める 最初に一人決める
音響・機材 相談 相談 会場へ確認
既成曲の手続き 原則として主催者

既成曲を演奏する場合の手続きは、原則として主催者が行います。音楽ファーストでは、演奏曲目リストの作成と、手続き窓口の案内を受けられます。表の「主催者」の欄に、この手続きの担当者名を書いておくと安心です。

当日の進行担当を最初に一人決める

分けて頼むときの最大のコツは、当日の音楽の進行担当を最初に一人決めることです。入り時間、音の確認、本番の合図、次の出番への切り替えを一人が見ていると、複数の依頼先が関わっても、流れが途切れません。

進行担当は、次のどちらかの形で決めるのが分かりやすい方法です。

  1. 主催者側の担当者が、全体の音楽の進行を持つ
  2. 出演者側の依頼先、または音楽ファーストのどちらかが、音楽の進行を持つ

どちらの場合も、決めた担当者の名前と連絡先を、関わる全員に伝えましょう。当日に迷ったときに誰へ聞けばよいかが分かれば、現場が落ち着いて動けます。

出演・曲目・キー・音響を一枚にまとめる

複数の依頼先が関わる会では、情報の食い違いがいちばんの心配ごとです。出演者、曲目、歌う高さ（キー）、音響の情報を一枚にまとめて、全員に同じものを渡しましょう。

項目 書くこと
出演者 名前、人数、入り時間
曲目 曲名、順番、長さ、誰が歌うか
キー 歌う高さ、伴奏の楽譜の有無
音響 マイクの本数、機材の持ち込み、音確認の時間
進行 本番の合図、次の出番、連絡先

この一枚は、変更があったら必ず更新して、日付を入れて再配布します。古い版が残っていると、別々の依頼先が違う情報で動いてしまうからです。更新の担当者を決めておくと、最新版がいつも手元にそろいます。

見積りと請求を分けるときの考え方

他社と分けて頼むと、見積りも請求も別々になります。それぞれの内訳を並べて、会の全体の予算に収まるかを確かめましょう。音楽ファーストの見積りは、曲の長さ、歌う人数、録音の有無、指導を同じ契約に含めるかなどで決まります。歌の指導だけ、曲づくりだけを頼む場合は、その部分の内容を中心に見積りを受け取れます。

比べるときは、次の項目を見てください。

  • 出演料（人数と時間）
  • リハーサルと音の確認
  • 編曲やオリジナル曲の制作
  • 音響機材（会場のものか、持ち込みか）
  • 移動と宿泊
  • キャンセルや日程変更の規定、支払いの時期

窓口を一つにすると、問い合わせ、見積り、請求が一本化されて社内の手続きが減ります。分ける場合は、書類の数が増えるぶん、支払いの時期を一覧にしておくと整理しやすくなります。

起こりやすいすれ違いと、先にできる備え

複数の依頼先が関わる会では、小さなすれ違いが当日に表れることがあります。よくある場面と、先にできる備えを表にしました。

すれ違いの場面 先にできる備え
歌の指導で決めた曲の長さが、出演者側の進行表と合わない 曲の長さを、最初の一枚に書いて双方に共有する
伴奏のキーが、歌う人の声に合わない 練習の段階でキーを確かめ、出演者側にも知らせる
音確認の時間が重なる 音確認の順番と時間を、時間割に書き込む
出演者が急に出られなくなる 代わりの手配を誰が行うかを、契約の前に確認する
連絡先が人によって違う 窓口になる人を決めて、全員に名前を伝える

備えの中でも、代わりの手配は大切な確認事項です。どの依頼先に頼むときも、事前に「急に出られなくなったときに誰が、どこまで手配するか」を聞いておきましょう。音楽ファーストでは、直前の出演者の欠席には代わりの手配を行います。

顔合わせの打ち合わせで話すこと

関わる人が揃ったら、本番の前に一度、短い打ち合わせの時間を取ると、役割がすっきりつながります。音楽ファーストのヒアリングはオンラインで行えるので、離れた場所にいる関係者も参加しやすい形です。打ち合わせでは、次の順に話を進めるのがおすすめです。

  1. 会の目的と、参加者の雰囲気を共有する
  2. 一枚の表を見ながら、出演者・曲目・キー・音響を確認する
  3. 当日の進行担当と、連絡先を確認する
  4. 練習やリハーサルの日程を決める
  5. 変更があったときの連絡の流れを決める

打ち合わせの終わりに、決まったことを担当者が文章にまとめて、関わる全員へ送ります。「ここまでは決まっている」「ここは相談中」を分けて書いておくと、次の打ち合わせがスムーズです。

歌の指導が入る場合は、参加者が出演者と一緒にステージに立つ場面を想像しながら準備すると、本番が盛り上がります。出演者に向けて歌う、出演者と掛け合いをする、といった一体感のある場面は、前もって短い練習で確かめておくと安心です。リハーサルの時間は見積りの条件にも関わるので、必要な長さを相談の段階で伝えてください。

時期の目安と、最初の相談

歌の指導が入る場合は、本番までの練習の期間が必要です。社員や参加者の合唱指導は、本番の8週間前までの依頼が目安です。オリジナル曲の制作は12週間前が目安で、合唱で歌うなら練習の期間が加わります。経営者の一曲レッスンは3週間前が目安です。出演者側の依頼先の予定も、12月や1月は早く埋まりやすいので、先に押さえてから音楽の分担を相談する順番が安心です。

相談は、依頼先を決める前でも受けています。「出演者はこの会社に頼む予定で、歌の指導だけお願いしたい」と、状況をそのまま伝えてください。音楽ファーストのページから、お気軽にご相談ください。

よくある質問

歌の指導だけ頼むことはできますか？

他社が手配した出演者と組む形（歌唱指導のみ・曲づくりのみ）も相談できます。会の状況をそのままお伝えください。

既成曲の手続きは誰が行いますか？

原則として主催者が行います。音楽ファーストでは、演奏曲目リストの作成と手続き窓口の案内を受けられます。

依頼先を決める前に相談してもよいですか？

はい。依頼先を決める前の相談もお待ちしています。

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