出演者の手配はすでに決まっていても、曲づくりや歌の指導だけを頼むことができます。分けて頼むときに先に決めておきたいことをまとめました。

出演者の手配が別の会社で決まっていても、音楽の部分だけを音楽ファーストに頼めます。他社が手配した出演者と組む形のまま、歌の指導だけ、曲づくりだけといった依頼も相談できます。分けて頼むときのコツは二つで、当日の音楽の進行担当を最初に一人決めることと、出演者・曲目・キー・音響の情報を一枚にまとめて全員で共有することです。この記事では、その進め方を順番に説明します。

窓口を一つにする場合と分ける場合

音楽の依頼は、窓口を一つにまとめる形と、分野ごとに分ける形のどちらでも進められます。それぞれに良さがあります。

一つにまとめる 分けて頼む
良いところ 当日の進行を一人が見られる／出演・曲目・歌う高さの情報が食い違わない／見積り・請求が一本化され社内の手続きが減る 分野ごとに得意な依頼先を選べる／これまでの取引先を活かせる
向く場面 曲づくり・歌の指導・当日の進行を続けて頼みたい 出演者は既存の取引先に頼みたい、音楽の部分だけ別に頼みたい

どちらが正解ということはなく、会の規模や、すでに決まっているものによって選びます。出演者がすでに決まっているなら、分けて頼む形が自然です。

音楽ファーストに頼める範囲

音楽ファーストは、作詞作曲・歌の指導・出演者の手配・当日の音楽進行を一つの窓口で受けています。分けて頼むときは、このうちのどこを頼むかを選びます。

  • 歌の指導だけ：他社が手配した出演者や、社員・参加者の歌を整える
  • 曲づくりだけ：社歌や記念曲、テーマ曲を作って納める
  • 音楽の進行だけ：式次第の中の音楽の入り方と合図を整える
  • 生演奏の手配だけ：出演者を探す部分を任せる

既存のイベント会社に全体を頼んでいる場合は、音楽の部分だけを外注する形でも受けられます。代理店の名前での出演にするかどうかは、相談の中で決めます。

当日の音楽進行担当を最初に一人決める

分けて頼むときに、いちばん差が出るのが当日の進行です。入り時間、音の確認、本番の合図を、誰が持つのかを最初に決めます。担当が曖昧だと、本番直前に「誰に聞けばいいのか」が分からなくなります。

  1. 当日の音楽の進行担当を一人決め、全員に伝える
  2. その担当に、出演者・音響・会場の連絡先を集める
  3. 本番前に、合図の出し方を一度確認する

担当は主催者側の幹事でも、音楽ファーストでも、イベント会社でも構いません。大切なのは、全員が同じ一人の名前を知っていることです。

当日の時間割に入れる4つの区切り

進行担当が持つのは、次の4つの区切りです。時間は会によって違うので、本番の時刻から逆算して書き込みます。

区切り 担当が見ること
入り時間 出演者と機材の到着、会場の入口と控室の案内
音の確認 マイクと楽器の音量、歌う人の立ち位置、合図の出し方
本番の直前 曲目の最終確認、前の演目との切り替え
終わった直後 片づけと、出演者への声かけ、次の演目への引き継ぎ

出演者の手配が別の会社でも、この4つの区切りを一枚の時間割に載せておけば、どの会社の人も同じ時刻に同じ場所へ集まれます。特に音の確認は、他社の出演者と音楽ファーストの指導した参加者が同じ舞台に立つ場合、順番を決めておくと本番前の待ち時間を短くできます。

共有する情報は一枚にまとめる

出演者・曲目・キー・音響の情報は、一枚の表にして全員で共有します。口頭やメールでばらばらに伝えると、曲目の変更が一部の人にだけ伝わる、といった食い違いが起きやすくなります。

項目 書く内容の例
出演者 人数と役割、手配している会社
曲目 曲名と順番、長さ
キー 歌う人ごとの歌いやすい高さ
音響・機材 会場設備か持ち込みか、費用の負担
当日の進行 入り時間、音の確認、本番の合図、担当者

たとえば歌う人が3人から5人に増えた場合は、人数の欄だけでなく、マイクの本数やキーの欄も一緒に見直します。一か所を直したら関連する欄も確認する、という習慣をつけておくと、本番直前の慌てが減ります。表の一番上には、最終更新の日付と更新した人の名前を書いておくと、どれが最新かが一目で分かります。

この一枚を最初に作り、変更があるたびに同じ表を更新して共有します。見積りの前にこの表の素案があると、依頼先も必要な範囲を判断しやすくなります。

分け方の例と、頼む順番

分けて頼む形にもいくつか型があります。会の状況に近いものを選ぶと、相談のときに話が早く進みます。

型 状況の例 音楽ファーストに頼む部分
A イベント会社が会の全体を担当している 音楽の部分だけを外注として受ける
B 出演するゲストは所属事務所で決まっている 参加者が歌う部分の指導と、曲づくり
C 社内に進行役がいて、演奏者だけ探している 生演奏の手配と、音楽の進行の補助
D 曲は社内で決めた、歌い方を整えたい 歌の指導だけ

どの型でも、頼む順番は「出演者が決まっている部分を先に共有する」ことから始めます。誰が出るか、何分の枠か、何曲歌うかが分かれば、音楽ファーストは残りの部分でできることを組み立てられます。たとえばゲストの出演が決まっている型Bなら、ゲストの曲目とキーを先に教えてもらい、参加者が歌う一曲をそれに合わせて作る、という流れです。

反対に、出演者がまだ決まっていない段階で相談しても構いません。その場合は予算の上限と日時を伝えると、その予算の中でできる形を提案します。分けて頼むかどうかは、提案と見積りを見ながら決められます。

決める前に確かめたい項目

分けて頼むときは、どの範囲を誰が持つかを見積りの段階で確認します。次の項目が、それぞれの見積りに含まれているかを見ておくと安心です。

  • 頼める範囲（出演のみ・選曲編曲・オリジナル曲・歌唱指導・当日進行）
  • 急に出られなくなった人が出たときの代わりの手配は、誰がどこまで担当するか
  • 既成曲を演奏するときの著作権の手続きの分担（基本は主催者）
  • キャンセル・日程変更の規定と、支払いの時期

音楽ファーストの見積りは、出演料・時間・リハーサル・編曲や制作・機材・移動・権利を分けて示した書面で届きます。キャンセルや日程変更の規定も書面に載るので、他社の見積りと並べて比べられます。

相談の流れ

相談は依頼先を決める前でも始められます。相談のときに、すでに決まっている出演者や会社の名前を伝えておくと、役割の分け方を一緒に考えられます。問い合わせでは、依頼内容・日時・場所・人数・予算の上限を伝えます。決まっていない部分は「未定」で構いません。そのあと、オンラインで場面・日時・規模・予算などを伺うヒアリングがあり、他社と組む場合の分担もこの場で決めます。続いて、進行表と見積りが項目を分けて届きます。

決定したら準備に入り、出演者の確認、曲づくり、歌の練習、会場との打ち合わせを進め、本番では当日の音楽進行を担当します。直前に出演者が出られなくなった場合も、代わりの手配ができます。

分けて頼むか、まとめて頼むかを迷ったら、音楽ファーストのトップページから、場面と欲しい音をお知らせください。

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