総会と懇親会が続く一日は、場面ごとに音楽の役割を変えると、会員の方々に喜ばれる流れになります。4つの時間の組み立てと、相談の進め方です。

商工会や業界団体の総会と懇親会には、受付、開会、懇親、締めという四つの時間があります。それぞれの時間に合った音楽を置くと、堅くなりがちな総会がやわらかく始まり、懇親会では会員どうしの会話が弾みます。音楽ファーストは、企業・ホテル・自治体・学校・個人のほか、団体からの相談も受けていて、曲づくり、歌の指導、出演者の手配、当日の音楽の進行を一つの窓口で見ることができます。この記事では、事務局の担当の方が、一日の音楽をどう組み立てるかを、四つの時間に分けて整理します。

団体の総会と懇親会の特徴

団体の集まりは、会員の年代、業種、会社の規模がさまざまです。初めて顔を合わせる人もいれば、長年の仲間もいます。音楽は、その違いをやわらげ、「同じ会に集まっている」という気持ちを育てる役を受け持ちます。

  • 総会は、議事を進める時間が中心で、静かな雰囲気を保つ必要がある
  • 懇親会は、会話と名刺交換が中心で、声が通りにくい環境になる
  • 締めは、散会の前に、会として一つになる時間を持てる

この性格の違いを踏まえて、場面ごとに音楽の大きさと形を変えるのが基本の考え方です。

4つの時間に合わせた音楽の置き方

時間 会場の様子 音楽の置き方
受付・開場 会員が少しずつ集まる ピアノなどの静かな生演奏で、会場を迎える空気をつくる
開会・総会 議事が進む 開会の挨拶の前後に、短い一曲を添える
懇親会 会話、名刺交換、食事 会話を妨げない音量の生演奏で、歓談を支える
締め・散会 会が終わりに近づく 全員で歌う一曲で、会の結びをつくる

受付・開場：迎える音

受付が混み合う時間は、手続きを待つ会員の気持ちが落ち着かない時間でもあります。この時間帯に、ピアノやギターの静かな演奏が流れていると、会場が早い段階でやわらぎます。議事の資料を読んだり、隣の人と近況を話したりする背景として、音楽が自然に溶け込みます。

開会・総会：締まりをつくる短い一曲

総会の議事の最中に音楽を流す必要はありません。開会の挨拶の前後に短い演奏を添えるだけで、会の始まりがはっきりします。来賓を紹介する場面や、表彰を行う場面で、短い演奏を入れる方法もあります。

懇親会：会話を支える生演奏

懇親会は、名刺交換が弾む静かな生演奏が向いています。経営者の会の懇親会向けに、名刺交換が弾むような静かな生演奏を組み立てるメニューもあり、団体の懇親会でも同じ考え方で進められます。音量は、会話の邪魔にならない大きさを選び、曲は誰もが知っている、聴きやすい曲を中心にします。

締め・散会：全員で歌う一曲

会の最後に全員で歌う一曲を置くと、名刺を交換しただけの人どうしにも、同じ時間を過ごしたという記憶が残ります。団体の歌や、地域で親しまれている歌があれば、それを選ぶのが近道です。歌詞は大きな文字で見せ、司会が「一番だけ歌います」と伝えると、初めての人も加わりやすくなります。

新しい会員を迎える場面

総会や懇親会には、新しく入会した会員が初めて参加する場面もあります。新会員の紹介の場面で短い演奏を添えると、拍手が起こりやすく、紹介された人も緊張がほぐれます。懇親会では、新会員が既存の会員と話すきっかけとして、「あの曲、知っていますか」と音楽が話題になることもあります。会の入り口を温かくする工夫として、検討してみてください。

地元らしさを音楽に込める

地域の団体の集まりなら、その土地ならではの音楽を取り入れると、会員の心に響きます。学会や全国大会の懇親会では、地域らしい生演奏と地元の歌、全員で歌う締めを組み立てるメニューがあります。商工会の総会でも、地元の歌や、地域の名前が入った歌を取り入れる形が考えられます。

団体の周年や記念の年には、オリジナル曲をつくる方法もあります。会の名前や、地域の歩み、会員の言葉を集めて歌詞にすると、世代をこえて歌い継げる一曲になります。オリジナル曲の制作は、本番の12週間前から動き出すのが目安で、全員で歌う場合は練習の期間を足して考えます。

事務局が決めておく当日の進行

総会から懇親会へ移る団体の集まりでは、会場の入れ替えや、議事の延長で、時間が前後しやすくなります。音楽を入れる場合は、動かせる時間と動かせない時間を、事務局が先に分けておくと、当日に慌てずに済みます。

項目 決めること 担当
開場の時刻 演奏者の入りと音の確認を、開場の前に終えられるか 事務局
総会の終了予定 議事が延びたときに、懇親会の開始をどう調整するか 事務局長
乾杯の前後 乾杯の挨拶が終わってから、演奏を始めるか 司会
全員で歌う時刻 散会の何分前に始めるか 事務局
連絡の窓口 当日、演奏者との連絡を受ける人は誰か 事務局

連絡の窓口を一人に決めると、演奏者への指示が食い違いにくくなります。音楽ファーストを使う場合も、当日の音楽の進行は一つの窓口が見るため、事務局の連絡先が一つで済みます。

会員から曲の希望を集める

団体の集まりでは、会員の声を取り入れると、会が自分たちのものになります。事前の案内状に「聴きたい曲」「歌いたい曲」を書いてもらう欄を設けるのも一つの方法です。集まった希望から、全員で歌う一曲や、懇親会で演奏する曲を選べば、会員が当日を楽しみにする理由が増えます。リクエストは、締切を決めて事務局で取りまとめ、演奏者に渡します。

依頼の目安と相談の進め方

内容 依頼の目安
ソロ・デュオの生演奏 本番の3週間前まで
バンド・複数名・ミニコンサート 本番の6週間前まで
参加型（ゴスペル・ワークショップ・その場の作詞作曲） 本番の4週間前まで
会員による合唱の指導 本番の8週間前まで
オリジナル曲の制作 本番の12週間前まで

総会が年度末や年明けに行われる団体は、年末年始をまたぐ時期や12月下旬の週末が早めの目安に入ります。日程が決まった時点で、早めに相談しておくと安心です。

来年度の予算に向けた相談

団体や自治体、学校では、来年度の予算を立てるために、先に見積りだけを依頼したいという場面があります。このような相談もできます。日時が決まっていなくても、候補の月で相談を始められます。

見積りを依頼するときに伝えると、内容が整理しやすい項目は次のとおりです。

  1. 会の名前と目的（総会、懇親会、周年式典など）
  2. 日時と場所、参加人数のおおよその規模
  3. 音楽を入れたい場面（受付、懇親、締めなど）
  4. 予算の上限

料金の目安は税別で、小規模が15万円から、中規模が50万円から、大規模が100万円からです。ソロやデュオの生演奏は小規模、小編成の生演奏と全員で歌う一曲は中規模、バンドや複数の出演者、記念曲の制作と全員の合唱は大規模が目安です。予算の上限を先に伝えると、その中でできる形を提案します。

当日までの流れ

流れは、ご相談、ヒアリング（場面・日時・規模・予算）、お見積り、ご契約、制作・準備（リハーサルを含む）、本番の順です。依頼先を決める前の段階でも相談できるため、複数の候補を比べながら検討する団体にも使いやすい流れです。

団体の総会と懇親会に音楽を入れたい方は、音楽ファーストから、会の目的と日時をお知らせください。

よくある質問

来年度の予算のために、見積りだけを依頼できますか。

自治体・学校・団体からの、来年度の予算のための見積りだけの依頼も相談できます。

懇親会の生演奏は、会話の邪魔になりませんか。

会話を妨げない音量と、誰もが知っている聴きやすい曲を中心に選ぶと、歓談を支える音楽になります。

日程が決まっていなくても相談できますか。

候補の月で相談を始められます。日時と人数だけを伝える形でも大丈夫です。

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