曲づくり、歌の指導、出演者の手配、当日の進行。音楽の会は、頼むことが意外と多くあります。一つの窓口にまとめるか、分けて頼むか、判断の目安を整理しました。
音楽の窓口を一つにまとめるか、分けて頼むかは、頼むことの種類で決まります。曲づくり・歌の指導・出演者の手配・当日の進行を組み合わせる会なら、一つにまとめると楽になります。出演者の手配だけ、あるいは特定の人に出てほしいだけなら、分野に合った依頼先に分けて頼むほうが早い場合もあります。どちらにも利点があるので、会の中身から選びます。
この記事では、一つにまとめる利点と分ける利点、それぞれに向く場面、分けて頼むときのコツ、決める前に確かめる8項目を順に紹介します。
音楽の会で頼むことを、先に書き出す
窓口を考える前に、会のために何を頼みたいのかを書き出します。音楽の会で頼むことは、大きく五つに分けられます。
- 出演者の手配（生演奏、歌い手、司会など）
- 選曲や編曲、オリジナル曲の制作
- 参加者や社員の歌の指導
- 音響や機材の準備
- 当日の進行（入り時間、音の確認、本番の合図）
このうち、頼みたいものが一つか二つなら、その分野に合った依頼先が見つかりやすいです。三つ以上が重なる会は、窓口の数が増えるほど連絡の本数も増えるので、まとめることを考えます。
迷うときは、三つの問いで考えます。
- 当日、音楽の進行を見る人を社内に置けるか。置けるなら、分けて頼む選択肢が広がります。置けない、あるいは幹事が音楽だけに時間を割けないなら、進行まで含めて任せられる窓口が心強い存在になります。
- 歌う人は出演者だけか、参加者や社員も歌うか。参加者が歌う会は、歌の指導と出演者の演奏の息を合わせる必要があるので、まとめたほうが段取りが少なくなります。
- すでに付き合いのある取引先はあるか。あるなら、その関係を活かしつつ、音楽の部分だけを切り出して頼む形が選べます。
たとえば、周年の式典で社歌を新しくして、社員全員で歌い、ゲストの演奏も入れたい会なら、曲づくり・指導・出演者・進行がすべてつながっているので、一つの窓口が向きます。反対に、懇親会に決まった一人の演奏家を呼びたいだけなら、本人への直接の依頼や派遣会社が早道です。
一つにまとめる利点
音楽ファーストは、作詞作曲・歌の指導・出演者の手配・当日の音楽進行を一つの窓口で受けています。窓口を一つにまとめる利点は、三つあります。
- 当日の進行を一人が見られる。入り時間、音の確認、本番の合図が一本の流れでつながります。
- 出演者・曲目・歌う高さなどの情報が食い違わない。曲を作る人と歌を教える人と当日の進行をする人が、同じ情報を持ちます。
- 問い合わせ・見積り・請求が一本化される。社内の手続きの数が減ります。
特に向くのは、次のような場面です。
- 出演者の手配と、参加者の歌唱・社員の合唱を組み合わせる会
- 即興の作詞作曲や、サプライズで歌う人の事前レッスンがある会
- 社歌や周年の記念曲を、制作・録音・歌唱指導まで一続きで進めたい会
- 生バンドカラオケ、生演奏、大人数のレッスンをまとめたい会
- スペシャルゲストを含む、大きな会の音楽全体
分けて頼む利点
分けて頼むことにも、はっきりした利点があります。
- 分野ごとに得意な依頼先を選べる。
- すでにお付き合いのある取引先を活かせる。
たとえば、芸人やモデルが中心の会、特定の有名な出演者を名指しで呼びたい会、照明や映像など運営全体が中心の会は、所属事務所やキャスティング会社、イベント会社に頼むほうが早く進む場合があります。その場合でも、音楽の部分だけを切り分けて頼む形があります。イベント会社に全体を頼み、音楽の部分のみ外注する形もあります。
音楽ファーストは、他社が手配した出演者と組む形、たとえば歌唱指導のみ、曲づくりのみという頼み方にも対応します。依頼先が決まる前の段階でも、相談できます。
依頼先の種類と、向く場面
イベントの音楽で、出演者の手配だけを頼むなら、キャスティング会社、演奏家の派遣会社、音楽事務所、本人への直接の依頼という選択肢があります。それぞれの得意な場面を並べます。
| 依頼先 | 向く場面 | 事前に確認すること |
|---|---|---|
| キャスティング会社 | 知名度のある出演者や、音楽以外の出演者もまとめたい会 | 音楽の中身（選曲・編曲・音響）を誰が見るか |
| 演奏家の派遣会社 | 編成と時間がはっきりした場面。同じ条件を複数の会場で繰り返す場面 | 社歌や合唱の指導など、演奏以外にも対応できるか |
| 音楽事務所 | 出てほしいアーティストが決まっている会。持ち歌や世界観を生かしたい会 | 企業行事への出演を受けているか |
| 直接の依頼 | この人と決めている、小規模で段取りが簡単な会 | 急な欠席の代わり。書類の形。著作権の手続きと進行の分担 |
| 音楽ファースト | 曲づくり・歌の指導・出演者の手配・当日の進行を、まとめたい会 | 頼める範囲と、見積りの内訳 |
直接の依頼は、費用を抑えられる場合があります。そのかわり、代行の手配、書類、当日の進行、著作権の手続きは、自分で段取りをつけることになります。小規模で編成が短い会なら、ちょうどよい選択です。
分けて頼むときの二つのコツ
分けて頼むと決めたら、次の二つを守ると、当日までの連絡がすっきりします。
- 当日の音楽進行の担当者を、最初に一人決める。分けて頼むと、「誰に聞けばいいか」が曖昧になりがちです。担当者が一人いれば、出演者・音響・司会の間をつなぐ役目が明確になります。
- 出演者・曲目・キー・音響の情報を、一枚にまとめて共有する。全員が同じ一枚を見る状態をつくると、食い違いが減ります。
情報の一枚には、出演者の名前と役割、曲の順番、歌う高さ、音響の担当、入り時間、本番の合図を書きます。変更があったら、この一枚を更新して、関係者全員に送り直します。送り直すときは、どこが変わったのかを冒頭に一行で書いておくと、受け取る側が見落としません。
決める前に確かめる8項目
一つにまとめる場合も、分ける場合も、依頼先を決める前に、次の8項目を確かめると安心です。
- 頼める範囲（出演のみ、選曲・編曲、オリジナル曲、歌唱指導、当日進行）
- 出演者を名前で選べるか、いつ決まるか
- 当日の進行（入り時間、音の確認、本番の合図）を誰が持つか
- 急に出られなくなったとき、代わりを誰が、どこまで手配するか
- 音響・機材は会場の設備か、持ち込みか。費用は誰が持つか
- 既成曲の著作権の手続きの分担（基本は主催者）
- 見積りの内訳（出演料、時間、リハーサル、制作、機材、移動、権利）
- キャンセル・日程変更の規定と、支払いの時期
複数の依頼先に見積りを頼むときは、日時・場所・人数・目的・時間・編成・予算の上限の7項目を、全社に同じ文面で送ります。金額だけで比べず、8項目のうち1・3・4・6が見積りに含まれているかも見比べます。
迷ったときは、相談から始める
窓口を一つにするか、分けるかは、依頼先を決める前でも相談できます。会の場面と、頼みたいことを書き出して送ってください。「音楽の部分だけ頼みたい」「出演者は別の会社に決まっている」といった状況も、そのまま伝えて大丈夫です。