演奏家の派遣会社は、編成と時間がはっきりした場面で力を発揮します。頼む前に確認する3つのことと、使い分けの目安をまとめました。

編成と時間がはっきり決まっている場面なら、演奏家の派遣会社は頼みやすい依頼先です。歓談中の生演奏や式典の入退場、同じ条件の演奏を複数の会場で繰り返す場面が代表的です。頼む前に確かめたいのは、演奏家を名前で選べるのか、演奏以外の依頼に対応できるのか、リクエスト曲や編曲の範囲と費用はどうなるのか、の3つです。この記事では、派遣会社が向く場面と、確認のしかた、音楽ファーストとの使い分けを紹介します。

演奏家の派遣会社とは

演奏家の派遣会社は、弦楽、ピアノ、ジャズ、管楽器などの演奏家を、編成ごとに手配する会社です。「弦楽四重奏を1組」「ピアノのソロを1名」のように、編成を指定して頼む形が基本になります。演奏する時間と場所、人数が決まっていれば、依頼から手配までが短い手順で進みます。

手配するのは演奏家そのものなので、会の音楽全体の組み立てや、参加者の歌の指導まで任せたいときは、依頼先を分けて考える場面も出てきます。ここからは、派遣会社が向く場面と、そうでない場面を整理します。

派遣会社が向く場面

場面 理由
歓談中のBGM代わりの生演奏 編成と時間が決まっていて、依頼の内容を短く伝えられる
式典の入場・退場の演奏 演奏する時間が短く、曲目も式次第で決まっている
同じ条件で複数の会場に出てもらう 条件をそろえて繰り返し依頼でき、手配の手間が減る
結婚式・レストランでの演奏 弦楽四重奏などの編成が、場の雰囲気に合わせやすい

一方で、次のような場面では、依頼先を分けて考えたほうがうまくいきます。

場面 考え方
参加者みんなで歌う一曲を入れたい 歌の指導まで頼める依頼先と組む
会のために新しい曲を作りたい 曲づくりに対応する依頼先を選ぶ
当日の音楽の進行まで任せたい 進行の担当を最初に一人決める

全国に支店や店舗がある会社が、同じ内容の催しを各地で開くとき、条件をそろえて手配できるのは派遣会社の強みです。演奏時間や曲目の数を揃えておくと、会場ごとの違いが少なくなります。

依頼前に確認する3つのこと

1　演奏家を名前で選べるか

手配の仕組みによって、演奏家を名前で選べる場合と、当日まで誰が来るか決まらない場合があります。お客様をお迎えする会や、特定の演奏家の評判を知っている場合は、名前で選べるかどうかが大切です。事前に確認しておくと、イメージとのずれを防げます。

確認のしかたは簡単です。依頼のメールに「演奏家のお名前を指定できますか。指定できない場合は、いつ決まりますか」の一文を添えるだけで、仕組みが分かります。決まる時期が本番の直前になる場合は、衣装や演奏スタイルの希望を先に伝えておくと、当日の印象がそろいます。

2　演奏以外の依頼に対応しているか

社歌の制作や合唱の指導など、演奏以外のことを頼みたいときは、派遣会社が対応しているかを聞きます。対応していなければ、その部分だけ別の依頼先に頼む形になります。依頼先が複数になると、当日の進行担当を決めておく必要も出てきます。

3　リクエスト曲と編曲の範囲、費用

リクエスト曲を演奏してもらえるか、編曲はどこまでか、費用はどうなるかを確認します。既成の曲を演奏するときの手続きは、基本的に主催者が行います。演奏曲目リストの作成と、手続きの窓口の案内を受けられるかも、聞いておくと安心です。

どこの依頼先でも聞いておく5つのこと

派遣会社に限らず、演奏の依頼ではどこに頼むときも、次の5点を事前に確認します。

  1. 当日の進行は誰が持つか
  2. 急に出られなくなったとき、代わりの人は誰が手配するか
  3. 著作権の手続きは誰が担当するか
  4. キャンセルの規定はどうなっているか
  5. 支払いの時期はいつか

特に2つ目の代わりの手配は、見積りのときに、「誰が、どこまで」手配してくれるのかを聞いておくと、本番前の不安が小さくなります。

キャンセルの規定と支払いの時期も、同じ機会に確認します。キャンセルは本番の何日前からいくらかかるのか、日程を変更するときの扱いはどうか、支払いは前払いか後払いか。この3つが分かれば、社内の手続きや経理への説明も進めやすくなります。見積書、請求書、契約書を会社の手続きに合う形で出してもらえるかも、あわせて聞いておくと、あとの事務がスムーズです。

依頼の締切の目安

演奏の種類ごとに、本番の何週間前までに依頼するかの目安があります。

内容 依頼の目安
ソロ・デュオの生演奏 本番の3週間前まで
バンド・複数名・ミニコンサート（15〜30分） 本番の6週間前まで
参加型（ゴスペル・ワークショップ・その場の作詞作曲） 本番の4週間前まで

12月・1月の本番は、演奏家の予定が早く埋まります。12月下旬の週末は1〜2週間早め、新年会の余興は7週間前から動き始めるのがおすすめです。派遣会社に頼む場合も、この目安を基準に、余裕を持って相談してください。

見積りで比べる項目

複数の依頼先から見積りを取るときは、同じ文面で、日時・場所・人数・目的・時間・編成・予算の上限の7項目を送ります。届いた見積りは、金額だけで比べず、次の項目が含まれているかを見ます。

項目 見るところ
出演料 人数と時間
リハーサルと音確認 時間と費用が入っているか
編曲・オリジナル曲 範囲と費用
音響・機材 会場のものか、持ち込みか
移動・宿泊 見積りに含まれるか
当日進行と代わりの手配 担当が決まっているか

送る文面の書き方の例

7項目を埋めた依頼文は、次のような形になります。数字や名前は、実際の会に合わせて書き換えてください。

項目 書き方の例
日時 12月の第3土曜、18時30分から19時まで
場所 ホテルの宴会場（会場名と所在地）
人数 参加者は80人、演奏は弦楽四重奏の4人
目的 お客様をお迎えする歓談の時間のBGM代わり
時間 演奏は30分、休憩をはさんで2回
編成 弦楽四重奏、ドレスコードは黒の衣装
予算の上限 決まっている金額

この文面を、比べたい依頼先すべてに同じ内容で送ります。送る前に、日時と人数の数字を声に出して読み合わせ、会場名や開始時刻に間違いがないかを社内で一度確かめておくと、見積りのやり直しが起きません。依頼先の数に決まりはなく、2社でも3社でも構いません。文面がそろっていれば、返ってきた見積りの違いが、条件の違いではなく依頼先の違いとして読み取れます。

音楽ファーストとの使い分け

音楽ファーストは、生バンド、弦楽四重奏、ピアニスト、女性ギター流し、結婚式のゴスペル・フラッシュモブ、即興の作詞作曲などの演奏者派遣に加えて、曲づくりや歌の指導、当日の進行を一つの窓口で受けています。編成と時間だけが決まっていて、同じ条件を何度も繰り返すなら、派遣会社が合う場合もあります。演奏に加えて、参加者の歌や社歌の制作も一緒に頼みたいときは、音楽ファーストの窓口が使いやすくなります。

どちらが合うか迷う段階の相談も、依頼先を決める前に受けています。料金の目安は、小規模が15万円から、中規模が50万円から、大規模が100万円から（税別）です。場面と欲しい音を、音楽ファーストのトップページからお知らせください。

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