相談フォームを送ると、次はオンラインのヒアリングです。何を聞かれて、何を話す時間なのかを知っておくと、30分がぐっと実りあるものになります。
音楽ファーストのヒアリングは、オンラインで30分ほどの時間です。話す内容は、場面・日時・規模・予算が中心で、作った音楽を使う場所と期間も一緒に聞きます。他社と組む場合は、役割の分担もこの場で決めます。細かい資料がそろっていなくても、「こういう場で、こういう音が欲しい」から始められます。
この記事では、問い合わせからヒアリング、見積りまでの位置づけを確認したうえで、30分で話す内容の流れ、答えやすくなる準備、決まっていないことの伝え方を紹介します。
ヒアリングは、相談と見積りの間にある
音楽ファーストの流れは、次の順に進みます。
- 問い合わせ：依頼内容・日時・場所・人数・予算の上限を伝える。不明な点は「未定」で大丈夫。
- ヒアリング：オンラインで30分ほど。
- 進行表と見積り：項目を分けて提示。
- 決定・発注。
- 準備：出演者の決定、曲づくりや編曲、歌の練習、会場との打ち合わせ。
- 本番：当日の音楽進行。
- 請求・支払い。
ヒアリングは、問い合わせで受け取った内容を、見積りの形に変えるための時間です。ここで話した内容をもとに、進行表と、内訳つきの見積りが作られます。逆に言えば、30分で伝わった内容の分だけ、最初の見積りが会の実際に近づきます。
30分で話す内容の流れ
ヒアリングの内容は、次の四つの柱に沿って進みます。
| 柱 | 聞かれる内容の例 | 答えるときのヒント |
|---|---|---|
| 場面 | どんな会か。誰が集まるか。どんな雰囲気にしたいか | 「社員が一緒に歌う時間をつくりたい」のように、目的を一言で |
| 日時 | いつか。会場はどこか。何時から何時までか | 決まっていなければ候補の月でよい |
| 規模 | 参加人数。歌う人数。出演者の人数 | おおよその人数でも話が進む |
| 予算 | 上限はいくらか。どこに力を入れたいか | 上限を先に伝えると、その中でできる形を提案できる |
この四つに加えて、作った音楽を使う場所と期間も聞かれます。式典のみなのか、採用や広報、SNSでも使いたいのか。広告やCMへの展開は別途のご相談になるので、可能性があれば、この時間に一言添えておきます。
30分の使い方の目安は、次のとおりです。時間配分は、会の内容に合わせて変わります。
- はじめの10分：会の目的と場面、集まる人の雰囲気を話す。ここが、提案の方向を決める部分です。
- つぎの10分：日時、会場、人数、歌う人数、出演者の想定を確認する。
- つぎの5分：予算の上限と、力を入れたい場面を話す。
- おわりの5分：使う場所と期間、他社との分担、見積りの出し方と日程を確認する。
答え方の例を二つ挙げます。どちらも、話し言葉のままで十分です。
- 周年の式典の場合：「創業の記念の式典で、社員が百名ほど集まります。最後に全員で歌える曲が欲しい。予算は中規模の枠で考えています。」
- お店の開業の場合：「開店の日に、入口で短い生演奏を入れたい。時間は15〜30分で、最後にお客様と一緒に一曲歌えたら嬉しいです。」
この程度の情報があれば、ヒアリングで具体的な形を一緒に考えられます。
答えやすくなる準備：一枚のメモ
ヒアリングの前に、次の項目をメモに書き出しておくと、答えるときに迷いません。箇条書きで十分です。
- 会の名前と目的
- 日時と会場（未定なら候補）
- 参加人数と、歌う人数
- 入れたい音楽のイメージ（生演奏、みんなで歌う一曲、社歌など）
- 予算の上限か、考えている規模の枠
- 残したいもの（録音、曲、当日の思い出）
- すでに決まっていること（出演者、担当の会社、会場の設備）
このメモは、見積りが届いたあとにも使えます。見積りの内容がメモの目的に合っているかを、確かめる物差しになるからです。
他社と組む場合は、分担もここで決める
すでにイベント会社や、出演者を手配している会社がある場合は、その旨をヒアリングで伝えます。音楽ファーストは、既存のイベント会社がいる場合に、音楽の部分のみの外注として受けられます。他社が手配した出演者と組む形、たとえば歌唱指導のみ、曲づくりのみという頼み方もあります。
分担で決めておきたいことは、次の四つです。
- 当日の音楽の進行を、誰が持つか
- 出演者が急に出られなくなったとき、代わりの手配を誰がどこまでするか
- 既成曲を演奏する場合の、手続きの分担（基本は主催者が行い、曲目リストの作成と窓口の案内を受けられます）
- 音響・機材を、会場の設備にするか、持ち込みにするか
代理店の名義での出演が必要かどうかも、この場で相談できます。可否は、相談のうえで決まります。
決まっていないことの伝え方
オンラインのヒアリングは、同じ会に関わる人が一緒に参加できるのも利点です。幹事の方に加えて、総務や広報など、会の中身を知っている方が同席すると、場面の説明が具体的になり、その場で社内の考えもまとまります。メモを画面に映しながら話すと、聞き逃しも減ります。
相談の段階で、すべてが決まっていることのほうがまれです。決まっていないことは、決まっていないと伝えるのが、いちばん話が進みます。
- 日程が未定：「秋ごろ、10月か11月」のように、候補の月を伝えます。
- 人数が未定：「50名から80名のあいだ」のように、幅で伝えます。
- 予算が未定：「小規模の枠で考えている」「中規模かもしれない」と、枠の言葉で伝えます。
- 依頼先が未定：相談は、依頼先を決める前でもできます。
- 何を欲しいのかが言葉にならない：場面を話してもらえれば、一緒に言葉にしていきます。
日程が決まらないときは、候補の月で相談できますし、自治体や学校、団体では、来年度の予算を組むための見積りだけをお願いする形もあります。
ヒアリングのあとに届くもの
ヒアリングのあとには、進行表と見積りが届きます。見積りは書面で、内訳がつきます。キャンセルと日程変更の規定も、見積りに付きます。有効期限と前払いの割合は、相談のうえで記載されます。
届いたら、手元のメモと見比べます。確認する点は、次のとおりです。
- 会の目的が、提案のどこに表れているか
- 山場の場面に、人と時間が割り当てられているか
- 当日の進行を見る人がいるか
- 使う場所と期間が、見積りに書かれているか
たとえば「全員で歌う場面をもう少し長く取りたい」「生演奏の時間は短くてよい」といった希望は、そのまま返事に書いてください。社内の上司や関係部署の意見が出ているなら、それも一緒に伝えると、提案に反映しやすくなります。希望が具体的であるほど、提案は会の実際に近づきます。気になる点があれば、遠慮なく返事に書いてください。見積りは書面でキャンセルと日程変更の規定も付くので、社内の関係部署へそのまま共有できる形です。ご契約の前に、納期、修正の回数と範囲、音楽の使い方、権利の扱いを確認します。
メモが一枚あれば、すぐに始められる
ヒアリングに、長い資料は要りません。会の場面と、欲しい音のイメージが少し言葉になっていれば、あとは一緒に形にしていきます。まず、相談フォームから第一報を送ってみてください。LINEでも相談できます。