生演奏は、形によって「頼む時期」が変わります。本番の日から逆算して、いつ動けば出演者の予定を押さえられるかを一覧にしました。

結論から言うと、ソロやデュオの生演奏は本番の3週間前、バンドや複数名の演奏は6週間前、オリジナル曲は12週間前までに相談を始めると、出演者の予定を押さえやすくなります。音楽ファーストの締切早見表では、依頼の形ごとにこの目安が示されています。幹事や総務の方が最初に知りたい「いつまでに動けばいいのか」を、この記事で一枚の表にまとめます。

依頼の形ごとの締切の目安

締切は「本番の何週間前までに依頼するか」で数えます。早めに決めておくと、出演者の予定を押さえられるだけでなく、打ち合わせやリハーサルの時間も取れます。

依頼の形 本番の何週間前まで
ソロ・デュオの生演奏（歌い手1名、ピアノ・弦・ギターなど） 3週間前
バンド・複数名の演奏・ミニコンサート（15〜30分） 6週間前
参加型（みんなで歌うゴスペル・ワークショップ・その場の作詞作曲） 4週間前
経営者の方の「この一曲」のレッスン 3週間前
社員・参加者の合唱指導 8週間前
オリジナル曲づくり（記念曲・テーマ曲・CM曲） 12週間前（合唱で歌う場合は練習の期間を足す）

週数に幅があるのは、形によって必要な準備が違うからです。ソロ・デュオは、場面と曲の方向を決めれば当日の手配が中心になります。バンドや複数名の演奏は、出演者の予定をそろえ、会場の音の条件も確かめるため、時間がかかります。合唱指導やオリジナル曲は、参加する人が練習したり、言葉を集めたりする期間が必要です。

人数が増えるほど、また「聴く」から「一緒に歌う」「作る」に近づくほど、準備の期間が長くなります。表の上から下へ行くほど、早めの相談がおすすめです。

本番の日付から締切日を出す手順

手元のカレンダーで、次の順に確かめると迷いません。

  1. 本番の日付と、どの形にするか（ソロ、バンド、参加型など）を決める。
  2. 上の表で、その形の週数を調べる。
  3. 本番の日から、その週数ぶんさかのぼった日付を手帳に書く。これが相談を始める日です。
  4. その日までに、場面・日時・規模・予算の4つを書き出しておく。

たとえば12月25日の本番なら、ソロ・デュオは12月4日、バンドや複数名の演奏は11月13日、参加型は11月27日、合唱指導は10月30日、オリジナル曲は10月2日が早見表の日付です。1月15日の本番なら、ソロ・デュオは12月25日、バンドや複数名の演奏は12月4日、参加型は12月18日、合唱指導は11月20日、オリジナル曲は10月23日になります。

逆算の日付が出たら、そこから先の社内の段取りも一緒に手帳へ書いておくと、慌てません。

時期 幹事・総務がすること
相談を始める日の少し前 会の目的、参加人数、会場の候補、予算の上限を社内でそろえる
相談を始める日 フォームから、場面・日時・規模・予算を連絡する
見積りが届いたら 上司や関係部署に内容を見せて、進め方を決める
契約のとき 内容、納期、音楽の使い方を確認する
本番の前 会場の担当者に、搬入の時間と音を出せる時間を伝える。リハーサルの時間を取る

社内の確認に日数がかかる会社では、締切日の前に社内の了承を済ませておくのがコツです。見積りの段階で上司に見せる資料が必要なら、提案を1枚にまとめてもらえるので、そのまま回覧できます。

年末年始をまたぐときは前倒しで

12月29日から1月3日をまたぐ本番は、年末年始のお休みが入るため、1週間ほど早めに依頼するのが目安です。12月下旬の週末に開く会も、1〜2週間早めると安心です。

新年会の余興は、本番の7週間前から動き出すのがおすすめです。忘年会や新年会は同じ時期に集中するため、年が明けてから探し始めるより、秋のうちに相談しておくほうが選べる形が広がります。1月29日の新年会なら、7週間前は12月11日です。年が明けてから動くのではなく、年内に相談を始めるイメージです。

相談から本番までに起きること

締切の週数は、そのあとの段取りの時間でもあります。音楽ファーストの流れは次のとおりです。

  • ご相談：「こういう場で、こういう音が欲しい」程度で始められます。
  • ヒアリング：場面、日時、規模、予算をオンラインで伝えます。
  • お見積り：内訳つきの見積りと進め方の提案を受け取ります。
  • ご契約：内容、納期、音楽の使い方を確認します。
  • 制作・準備：途中で確認しながら仕上げ、リハーサルも行います。
  • 納品・本番：音源や映像の納品、または当日の演奏と運営です。

日程がまだ決まっていなくても、候補の月で相談できます。日時と人数だけでも始められるので、会場が決まる前に声をかけておくのも一つの方法です。

お願いする側にも、前倒しのメリットがあります。早く決まるほど、会場の下見や音響の確認、参加者へのお知らせにも余裕が生まれます。会の案内に「生演奏あり」と書けるのは、参加する人にとっても楽しみが増える利点です。

締切に間に合いそうにないときの代案

早見表の日を過ぎていても、あきらめなくて大丈夫です。形を調整すると、間に合う道が見つかります。

  • 既存の曲をアレンジして使う：ゼロから作るより準備の期間を短くできます。
  • 小さな編成にする：バンドをピアノと歌のデュオにするなど、人数を絞ります。
  • 事前にオンラインでレッスンを受ける：歌う本人が、本番前に短期間で整えられます。
  • 急な代役の手配：出演者の都合がつかなくなったときも、手配と進行の組み直しの相談ができます。

どの形が合うかは、会の目的と予算で変わります。迷ったら、日程と人数を伝えて相談するのが近道です。

たとえば6週間前の目安を過ぎてしまったバンド演奏なら、ピアノと歌の小さな編成にして、最後の一曲だけ全員で歌う形に組み替える方法があります。オリジナル曲が間に合わないときは、既存の曲を会場の人数と声の高さに合わせてアレンジし、記念の一曲として披露する形も選べます。会の目的は変えずに、手段だけを軽くするイメージです。

早めに伝えておくと進みやすい4つのこと

最初の連絡では、次の4つが分かれば十分に話が進みます。

伝えること 例
場面 忘年会、新年会、周年の式典、開店の記念など
日時 日付、または候補の月。開始と終了の時間
規模 参加する人数、会場の広さ
予算 上限の金額。先に伝えると、その中でできる形を提案してもらえます

書き出しのメモは、箇条書きの数行で足ります。会場がまだ決まっていなければ「候補は2か所」と書くだけでも構いません。細かい条件は、ヒアリングで一つずつ整理していけます。

料金の目安は税別で、小規模15万円から、中規模50万円から、大規模100万円からです。曲の長さ、歌う人数、録音の有無、指導を同じ契約に入れるかどうかで見積りが決まります。

まずは日程と人数から相談を

本番の日が見えたら、逆算の日付を手帳に書いて、早めに相談を始めましょう。日時と人数だけでも大丈夫です。音楽ファーストでは、場面に合わせた生演奏、全員で歌う一曲、オリジナル曲づくりまで、一つの窓口で相談できます。

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よくある質問

日程が決まっていなくても相談できますか。

候補の月だけでも相談できます。日時と人数が分かれば、そこから形の提案を受けられます。

年末年始をまたぐ本番は、いつごろ依頼すればよいですか。

12月29日から1月3日をまたぐ場合は、1週間ほど早めの依頼が目安です。12月下旬の週末は、1〜2週間早めると安心です。

予算は先に伝えたほうがよいですか。

上限を先に伝えると、その中でできる形を提案してもらえます。

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