音楽の依頼は、行事ごとに「いつまでに頼むか」が違います。年間カレンダーに依頼日を先に書き込む方法を、目安の週数と一緒に紹介します。

社内行事の音楽は、行事の日付ではなく「依頼する日」を年間カレンダーに書き込んでおくと、慌てずに準備できます。4月の入社式の音楽演出は1月までに相談するのが目安で、新年会の余興は7週間前から動き出すのが目安です。行事ごとに必要な準備の長さが違うので、一度表にして並べておけば、毎年の総務・人事の仕事がぐっと軽くなります。この記事では、音楽ファーストの締切早見表の目安をもとに、年間カレンダーの作り方を、手順と記入例で説明します。

まず、音楽を入れたい行事を書き出す

カレンダーを作る最初の作業は、一年の行事を洗い出し、音楽を入れたいものに印を付けることです。全部に音楽を入れようとせず、「参加者の気持ちを一つにしたい場」から選ぶのがコツです。次の表は、音楽ファーストのメニューにある場面の例です。

時期 行事の例 音楽の入れ方の例
12月 忘年会・クリスマス会 ホテルや宴会場向けの生演奏・余興、クリスマスの全員ゴスペル（出張）
1月 仕事始め・年頭式、賀詞交歓会・新年会 社長の年頭所感の前後の生演奏、社歌の斉唱、開会の生演奏、全員で歌う締め
4月 入社式、内定者懇親会 社歌の指導、先輩社員の合唱、生演奏
随時 周年記念式典、顧客招待会、新商品発表会、竣工式 周年ソング、ディナーの生演奏、開幕の生演奏、式次第に合わせた演奏

この表を見ながら、自社の一年にあてはめてください。去年の行事の写真や進行表が残っていれば、「あのとき音楽があったらもっと盛り上がった」と感じた場面が候補になります。

締切早見表の目安を、依頼内容ごとに確認する

次に、音楽の種類ごとの目安を確認します。締切早見表では、本番の何週間前までに依頼すると余裕があるかが、内容ごとに示されています。

依頼したい内容 余裕のある依頼時期の目安
ソロ・デュオの生演奏 3週間前
バンド・複数名・ミニコンサート（15〜30分） 6週間前
参加型（ゴスペル・ワークショップ・その場の作詞作曲） 4週間前
経営者の一曲レッスン 3週間前
社員・参加者の合唱指導 8週間前
オリジナル曲（記念曲・テーマ曲・CM曲） 12週間前（合唱で歌う場合は練習期間も）

年末年始（12月29日から1月3日）をまたぐ本番は1週間ほど早め、12月下旬の週末は1〜2週間早めに依頼するのが目安です。新年会の余興は7週間前から動き出します。

本番の日から依頼日を逆算する

行事の日付が決まったら、早見表の週数を引いて「依頼日」を出します。引き算は手帳の上でできますが、カレンダーに印を付けておくと忘れません。ここでは、月だけで考える簡単な換算の表を作っておきます。

本番の時期 内容 依頼を考え始める時期
1月中旬の新年会 余興の生演奏（7週間前） 11月下旬から
4月上旬の入社式 音楽演出（1月までに相談） 1月末までに相談
4月上旬の入社式 社歌の合唱指導を入れる（8週間前） 2月上旬まで
周年の式典 周年ソングを作って合唱する（12週間前＋練習期間） 3か月以上前から

周年のオリジナル曲のように時間がかかるものは、会計年度の始まりに計画へ入れておくのが安心です。入社式のように「年度替わり」の忙しい時期の直前に当たるものは、1月の相談を目標にするとゆとりが生まれます。

カレンダーの作り方：4つの列で十分

年間カレンダーといっても、表計算ソフトや手帳の1ページで足ります。列は次の4つにまとめると、見返しやすくなります。

  1. 行事名と本番日：新年会、入社式、周年式典など
  2. 音楽の内容：生演奏、合唱、周年ソングなどの種類
  3. 依頼日：本番の日から締切早見表の週数を引いた日
  4. 担当と予算の上限：社内の窓口と、使える予算の枠

予算の列は、料金の目安を知っておくと書きやすくなります。小規模が15万円から、中規模が50万円から、大規模が100万円から（税別）で、ソロ〜デュオの生演奏は小規模、小編成と全員で歌う一曲は中規模、バンドや社歌・記念曲の制作は大規模にあたります。上限を先に伝えると、その範囲で組み直して提案してもらえます。

記入例：ある年の行事を4つ並べると

書き方のイメージがつかめるように、行事を4つ並べた記入例を置きます。実在の会社の例ではなく、列の使い方を示すための見本です。

行事と本番 音楽の内容 依頼日の目安 担当・上限
新年会（1月） 開会の生演奏、全員で歌う締め 7週間前＝11月下旬 総務／中規模の枠で検討
仕事始め（1月） 年頭所感の前後の生演奏、社歌の斉唱 年末年始をまたぐので早めに 総務／小規模の枠で検討
入社式（4月） 社歌の指導、先輩社員の合唱 1月までに相談、合唱指導は8週間前 人事／中規模の枠で検討
周年式典（秋） 周年ソングの制作と合唱 12週間前＋練習期間 経営企画／大規模の枠で検討

この表は、計画の段階では枠の名前（小規模・中規模・大規模）だけを書いておき、ヒアリングのあとの見積りで金額を確定する使い方に向いています。

毎年の見直しで育てる

カレンダーは一度作って終わりではなく、行事のあとに一言足していくと年々使いやすくなります。見直しの時期は、行事が終わった翌週がおすすめです。

  • 依頼日は余裕があったか、ぎりぎりだったかを一言メモする
  • 参加者の反応がよかった場面（手拍子、全員で歌う締めなど）を書いておく
  • 次回に変えたい点（時間の長さ、編成、会場の動線）を一つだけ残す

こうして蓄積した記録は、担当者が替わっても引き継げます。引き継ぎ資料として、見積りと進行表を同じフォルダに保管しておくと、翌年の相談で「去年と同じ形で」と伝えやすくなります。

社内に共有して、早めの合図にする

カレンダーは担当者だけで抱えず、決裁者や関係部署にも見える場所に置きます。依頼日の2週間ほど前に、共有カレンダーの通知や社内チャットで「そろそろ音楽の相談を始める時期」と知らせる仕組みにすると、見積りの確認や稟議の時間を確保できます。見積りには有効期限があり、前払いの割合は相談のうえで記載されるため、決裁にかかる日数も一緒にカレンダーへ書き込んでおくと安心です。

年度替わりと年末年始に集中させない

総務や人事の担当者は、年度替わりと年末年始に仕事が集まります。カレンダーを見て、同じ時期に複数の音楽の依頼が重なっていないか確認しましょう。重なっていたら、次のように分けます。

  • オリジナル曲など時間がかかるものは、前の期の終わりに先に動かす
  • 12月の行事は、11月のうちに依頼を済ませる
  • 入社式の相談は1月に入ってすぐ済ませ、2月以降に合唱指導の日程を組む

こうして分散させると、担当者が一度に多くの打ち合わせを抱えずに済み、見積りや契約の確認にも時間をかけられます。

相談の入口：カレンダーを持って

カレンダーができたら、そのまま相談に使えます。ヒアリングで聞かれるのは場面、日時、規模、予算なので、カレンダーの列がそのまま答えになります。日程がまだ決まっていないときは、候補の月を伝えるだけでも相談を始められます。

年間の行事に音楽を入れたいときは、音楽ファーストの相談フォームから、候補の月と行事の名前を送ってください。

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