照明・映像・司会まで運営を担うイベント会社や代理店にとって、音楽は専門の窓口に任せると全体が整います。外注するときの渡し方と分担を整理しました。

イベントの運営全体を担うイベント会社や代理店が音楽の部分だけを外注するときは、「何を渡すか」と「誰が何を持つか」を最初に決めておくと進行がなめらかになります。音楽ファーストは、既存のイベント会社がいる会の音楽部分のみを外注として受けられ、代理店名義での出演の可否も相談で決めています。この記事では、クライアントに提案する前の相談から本番までを、渡す情報の一覧、分担表、当日の音楽進行の決め方の順に説明します。

運営は自社、音楽は専門の窓口へ

照明・映像・音響・司会・会場の運営といった全体の設計は、イベント会社が最も得意とするところです。一方で、音楽の中身、つまり選曲、編曲、歌の指導、社員が歌う曲づくり、出演者の組み立てなどは、専門の窓口に任せたほうが仕上がりが整います。音楽ファーストは、作詞作曲、歌の指導、出演者の手配、当日の音楽進行を一つの窓口で担当します。運営全体が中心の会は、イベント会社に全体を頼み、音楽の部分のみを外注する形が合っています。

この分け方には、イベント会社にとっても利点があります。音楽の相談先が一つに決まるので、クライアントへの提案の段階から、音楽の組み立てを具体的に見せられます。見積りも、音楽の部分が項目ごとに分かれて届くため、全体の見積りに組み込みやすくなります。

相談の前に、手元にそろえる情報

最初の相談では、次の情報を渡せると話が早く進みます。すべてがそろっていなくても、不明な項目は「未定」で構いません。

項目 伝える内容
会の概要 目的、参加者の人数、会場、日時（候補の月でも可）
音楽が入る場面 開会、歓談、表彰、締めなど、式次第のどこに入れたいか
参加者が歌うか 全員で歌う一曲を入れる場合は、歌う人数と練習の時間
会場の設備 音響・機材が会場の設備か持ち込みか
予算の上限 音楽の部分にあてられる金額
名義 代理店名義での出演か、そうでないか

「名義」は、外注のときに特に確認しておきたい項目です。クライアントに見せる資料や、当日のプログラムの表記に影響するため、ヒアリングの場で先に伝えておきましょう。可否は相談で決めます。

分担表を1枚つくる

外注が円滑に進むかは、分担がはっきりしているかで決まります。次のような1枚の表をつくって、双方で共有してください。

項目 イベント会社 音楽の窓口
全体の進行表 作成・管理 音楽の部分を提案
出演者の手配 全体のキャスティング 音楽の出演者を手配
曲づくり・編曲 要望を伝える 制作・確認
歌の指導 参加者の日程調整 指導の内容と進め方
音響・機材 会場との調整 必要な機材の一覧を提示
当日の音楽進行 全体の司会・進行 音楽の合図・音の確認
見積り・請求 クライアントへ イベント会社へ

音楽の窓口からは、進行表と見積りが項目ごとに分かれて届きます。それをイベント会社の全体の進行表と並べ、音の確認の時間やリハーサルの枠を、全体の進行に組み込みます。リハーサルは、制作・準備の流れのなかで行われます。

音楽の部分を外注しやすい場面には、次のようなものがあります。周年記念式典・パーティー（周年ソング制作、生演奏、社員合唱の指導、懇親会のステージ）、顧客招待会（ディナーの生演奏、客と歌う一曲）、賀詞交歓会・新年会（開会の生演奏、全員で歌う締め）、新商品発表会・展示会（開幕の生演奏、商品テーマ曲）、竣工式・落成式（式次第に合わせた生演奏と列席者が歌う1曲）、学会・全国大会の懇親会（地域らしい生演奏と全員で歌う締め）などです。クライアントの業種や会の性格に合わせて、これらの場面から提案の入口を選べます。

当日の音楽進行は、担当者を一人決める

運営を分けて頼むときに、最も効く工夫は、当日の音楽進行の担当者を最初に一人決めることです。入り時間、音の確認、本番の合図は、全体の進行のなかで音楽の部分だけが細かく動きます。ここを一人が通しで見ていれば、現場で迷いが出ません。

もう一つの工夫は、出演者・曲目・キー（歌う高さ）・音響の情報を1枚にまとめて、関係者全員に同じものを渡すことです。出演者と曲目の情報が複数の資料に分かれていると、更新のたびに食い違いが起きます。1枚に集約し、変更があったらその1枚を更新して共有しましょう。

音楽ファーストは、他社が手配した出演者と組む形、たとえば歌唱指導のみ、曲づくりのみという頼み方にも相談に応じています。すでに出演者が決まっているクライアントの会にも、音楽の部分だけを加えられます。

日程の逆算は、外注先の締切早見表で

クライアントへの提案の時期を決めるとき、音楽の準備にかかる期間を知っておくと、無理のない日程が組めます。音楽ファーストの締切早見表では、本番の何週間前までに依頼するかの目安を、内容ごとに示しています。

内容 依頼の目安
ソロ・デュオの生演奏 3週間前まで
参加型（ゴスペル・ワークショップ・その場の作詞作曲） 4週間前まで
バンド・複数名・ミニコンサート（15〜30分） 6週間前まで
社員・参加者の合唱指導 8週間前まで
オリジナル曲（記念曲・テーマ曲・CM曲） 12週間前まで

合唱で歌う曲を入れる場合は、練習期間を足します。12月29日から1月3日をまたぐ本番は1週間ほど、12月下旬の週末は1〜2週間早めに動くのが目安です。年末の会が多いイベント会社では、秋のうちに音楽の枠を押さえる動き方が合っています。間に合わないときは、既存曲のアレンジ、小編成、事前のオンラインレッスン、急な代役の手配といった選択肢があります。

見積りと請求の流れ、料金の目安

音楽ファーストの見積りは書面で、内訳が付いて届きます。料金の目安は、小規模15万円から（打ち合わせ1回と当日の出演・納品が中心）、中規模50万円から（企画から当日の進行・制作まで）、大規模100万円から（会場・出演者・音響・進行をまとめて組む）で、すべて税別です。最大1,000万円規模まで見積りができます。

金額は、曲の長さ、歌う人数、録音の有無、指導を同じ契約に入れるかどうかで決まります。クライアントの予算の上限を聞いたら、そのまま伝えてください。その中でできる形を提案します。見積りには、キャンセル・日程変更の規定も付くので、クライアントへの説明資料にも使えます。

依頼は、日時と人数をフォームで伝える、提案を1枚で受け取る、当日の手配と進行を任せる、という3つの動きで進みます。提案の1枚は、そのままクライアント向け資料の下書きとして使えます。

相談から本番までの流れ

  1. ご相談：「こういう場で、こういう音が欲しい」程度で始められます。
  2. ヒアリング：場面・日時・規模・予算をオンラインで確認します。他社と組む場合の分担もここで決めます。
  3. お見積り：内訳つきの書面で届きます。
  4. ご契約：内容、納期、音楽の使い方を確認します。
  5. 制作・準備：途中の確認とリハーサルを行います。
  6. 納品・本番：当日の音楽進行を担当します。

イベント会社・代理店の方からの音楽部分のご相談は、音楽ファーストの相談フォームで受け付けています。分担の組み立てから一緒に考えます。

よくある質問

代理店の名義で出演できますか？

名義の扱いは相談で決めます。クライアント向けの資料に影響するため、ヒアリングの場で先にお伝えください。

音楽の部分だけを依頼できますか？

既存のイベント会社がいる会でも、音楽の部分のみを外注として受けられます。歌唱指導のみ、曲づくりのみといった形も相談できます。

クライアントの予算がまだ決まっていなくても相談できますか？

できます。日時と人数、または候補の月から始められ、予算の上限が決まった段階で、その中の提案を受け取れます。

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